REKISTERISELOSTE
2018-05-24
Yhdistys Nurmijärven Kivi-juhlat r.y.
Yhdistyksemme tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n edellyttämällä tavalla.
Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan muuttaa julkaisemalla uusi versio verkossa. Suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.
Rekisterinpitäjä: Nurmijärven Kivi-juhlat r.y.
Y-tunnus: 1084 560-5
Osoite: Punamullantie 12 C, 01900 NURMIJÄRVI
Puhelin: 050 584 1834
Rekisteriasioista vastaava henkilö: Puheenjohtaja ja jäsenvastaava
Nimi: Lea Hirvasniemi-Haverinen, Maija Tervonen
Sähköposti: sihteeri@kivijuhlat.fi
Rekisterin nimi:
Yhdistyksen jäsenyyksien hoitoon sekä taiteen perusopetukseen (Teatteri Pikku Kivi) liittyvä rekisteri, joka voi sisältää myös potentiaalisia jäseniä sekä sidosryhmien edustajia.
Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterissä olevien tietojen säilytys perustuu joko jäsenyyteen yhdistyksessämme, osallistumisesta taiteen perusopetukseen ja henkilöltä saatuun suostumukseen tietojen tallentamiseen tai yhdistyksemme oikeutettuun etuun kerätä tietoa toimintamme edellytysten ja viestinnän kannalta.
Keräämme ja tallennamme tietoa perustuen jäsenyyteen ja taiteen perusopetukseen tai kiinnostukseen liittyä jäseneksi tai muutoin yhdistyksen sidosryhmistä.
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja jäsenyyden, näyttelemisharrastuksen, taiteen perusopetuksen tai muun asiallisen yhteyden hoitamiseen, analysointiin sekä viestintään ja markkinointiin.
Toimintamme pohjautuu lailliseen toimintaan, joten noudatamme myös EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta:
- Tiedot, joita henkilöiltä keräämme ja tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että jokainen voi halutessaan saada tietonsa saataville.
- Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.
- Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen
- Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä
- Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää (opintotodistusten aikarajat)
- Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna
Rekisterin tietosisältö (kerätty liittymis/ilmoittautumiskaavakkeella)
- Etu- ja sukunimi
- Yhteystiedot, osoite, sähköposti ja puhelinnumero sekä paikkakunta
- Jäsenyyteen, opiskeluun tai harrastamiseen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto: jäsen, harrastaja, vuosijäsen, ainaisjäsen, kannatusjäsen
- Markkinointi/kuvien julkaisulupa tai kielto
Tietolähteet
Tietoja kerätään jäsen/perusopetus/harrastushakemuksessa henkilön itsensä antamista tiedoista.
Lisäksi toimintaan liittyen esimerkiksi uusien jäsenten hankinnassa voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä jäsenyys- tai tukitoimintamielessä.
Käsittelyn kesto
Tietoja säilytetään koko jäsenyyden ja perusopetuksen ajan. Jos henkilö ei ole maksanut vuoden jäsenmaksua, tiedot voidaan poistaa siitä vuodesta vuoden kuluttua.
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin jäsenyys on voimassa. Taiteen perusopetuksen kohdalla noudatetaan siitä annettuja säädöksiä esim. opiskelutodistuksen uudelleen antamisen aikarajoja.
Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.
Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta osapuolille, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Tietoja luovutetaan palveluihin, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen. Käytämme Privacy Shield -järjestelmään liittyneitä yrityksiä.
Rekisterin suojaus
Rekisterin sisältämät tiedot on säilytetty huolellisesti suojaten palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin.
Tarkastusoikeus
Henkilöillä on mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa rekisteristä lähettämällä kirjallisen ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun tarkistuspyynnön yhdistyksen osoitteeseen.
Henkilöt voivat myös tehdä oikaisu- tai poistopyyntöjä rekisteristä.